Verzuim wil je voorkomen, maar waar begin je?

Als werkgever zul je niet altijd precies weten wat er speelt onder jouw medewerkers. Vooral wanneer een medewerker uitvalt zie je vaak slechts het puntje van de ijsberg. Daaronder gaat nog veel meer schuil, maar het kan best lastig zijn hier het gesprek over aan te gaan. Toch betekent dat niet dat jij als werkgever niets kunt doen om verzuim te voorkomen.

Mogelijke redenen voor verzuim

Al sinds 2017 zijn psychische problemen in veel sectoren de voornaamste reden voor langdurig verzuim. In 2019 was dit zelfs de oorzaak van 36,5% van het verzuim in Nederland. Bij psychisch verzuim hebben we het bijvoorbeeld over (over)spanning, burn-out of angstklachten. Ook psychosociale factoren, zoals agressie of uitsluiting op de werkvloer kunnen reden zijn voor verzuim, naast nog vele andere factoren. Helaas kan het herkennen van psychische klachten lastig zijn en is het niet geoorloofd als werkgever zelf naar de klachten te vragen. Daarom gaven we eerder 4 tips om psychische klachten bij werknemers te herkennen.

Anderzijds kunnen medewerkers ook om fysieke redenen verzuimen. Bijvoorbeeld als gevolg van ongezonde leefstijlgewoontes. Het is belangrijk in te zien dat er niet altijd één duidelijke reden is voor verzuim. Hierdoor kan het lastig lijken verzuim gericht aan te pakken en te voorkomen.

Het start met inzicht

Hoe gaat het met 95% van de medewerkers die aan het werk zijn?

Met het uitvoeren van een nulmeting op mogelijke gezondheidsrisico’s binnen de organisatie wordt inzicht verkregen in de status van de organisatie. Even de thermometer in de organisatie; hoe staan we ervoor? Waar zitten mogelijke risico’s voor de medewerkers en de bedrijfscontinuïteit? &niped’s macrorapportage bevat standaard een uitgebreide verzuimanalyse. Met de factoren op een rijtje die de meeste impact hebben op potentieel verzuim. Jouw uitkomsten worden, net als de overige analyses in de macrorapportage, gespiegeld aan een benchmark. Zo zie je hoe het er met verschillende de factoren voor staat bij vergelijkbare organisaties.

Hoeveel verzuim kun jij verwachten?

In de verzuimanalyse zie je welke risicofactoren het komende jaar invloed zullen hebben op het verzuim binnen jouw organisatie. Dit inzicht gaat verder dan alleen het opmerken van de aanwezige factoren. Ook de impact van deze factoren wordt inzichtelijk met daadwerkelijke cijfers.

De verzuimanalyse is namelijk gebaseerd op 3 gegevens: hoe vaak de risicofactor voorkomt binnen de organisatie, de impact die de risicofactor heeft op verzuim, en het huidige verzuimcijfer. Van daaruit wordt berekend hoeveel impact verschillende gezondheidsrisico’s zullen hebben in de organisatie. Als er niets verandert laat deze berekening dus het te verwachten verzuim zien voor jouw organisatie in het aankomende jaar. Zo heb je inzichtelijk aan welke knoppen je als organisatie wil draaien om verzuimstijging te voorkomen.

De analyse is gefocust op gezondheidsrisico’s waarvan de impact is uitgewezen in onderzoek door het Erasmus MC (Niessen et al., 2012). In het onderzoek werd een PMO aangeboden gefocust op deze gezondheidsrisico’s. Data van 20.797 mensen werd geanalyseerd: mensen die deelnamen aan het PMO, en mensen die niet deelnamen. Hieruit bleek dat het verzuim met 20,3% af was genomen onder de deelnemers van het PMO vergeleken met de niet-deelnemers. Van deze factoren weten we dus dat ze een belangrijke rol spelen in het kader van verzuim.

Hoe pas je de uitkomsten toe in jouw gezondheidsbeleid?

Stel je voor: uit de macrorapportage blijkt dat binnen de organisatie 60% van de medewerkers meer zou moeten bewegen. Daarnaast ervaart 10% van de medewerkers ongewenst gedrag op de werkvloer. Dit laatste heeft een aanzienlijk grotere impact op verzuim (en dus een hoger impactcijfer). Daarbij komt kijken dat beweging een onderdeel is van het persoonlijk gezondheidsrapport dat iedere deelnemer ontvangt. Zij krijgen hier dus individueel advies voor. De aanwezigheid van ongewenst gedrag op de werkvloer behoeft daarentegen aandacht vanuit de organisatie, mogelijk met inzet van het vitaliteitsbudget.

Het is al met al meer impactvol om als organisatie dan op het ongewenste gedrag te focussen. Samen gaan we hierover in gesprek en bespreken we wat de resultaten betekenen voor jullie organisatie. Ook kijken we of er doelgroepen binnen de organisatie zijn waar hier significant meer sprake van is (bijvoorbeeld afdelingen of leeftijdsgroepen). Daarna zetten we vervolgstappen uit waarbij rekening wordt gehouden met verschillende lagen binnen de organisatie en de impact hiervan. Zo kun je het maximale uit je budget en interventies halen.

Datagedreven aanpak om verzuim te verminderen en vitaliteit te verhogen

Op basis van de verzuimanalyse uit de nulmeting kun je als organisatie aan de slag op basis van data. Door na een jaar opnieuw een aantal gezondheidsrisico’s in kaart te brengen met bijvoorbeeld vragenlijsten, krijgt de medewerker inzicht in de voortgang en ook de organisatie krijgt nieuwe data voor sturingsinformatie. Om daarmee ook de impact en het effect van de ingezette interventies door te meten. En het vliegwiel is hiermee op gang, preventief aan de slag en daarmee verzuim voorkomen!