Fit4UU: Van fysiek- naar online vitaliteitssucces

Universiteit Utrecht maakt impact met het vitaliteitsinitiatief Fit4UU. Jaarlijks start er een groep medewerkers met het programma en de effectiviteit hiervan wordt gemeten met behulp van de Persoonlijke Gezondheidscheck. Het bereiken van de juiste mensen en het verbinden van de medewerkers door het gezamenlijk werken aan de vitaliteit zijn twee belangrijke doelstellingen.

Het programma is opgezet in 2015, voordat social distancing een ding was. Voor de recentste jaarlijkse editie heeft de universiteit daarom in moeten spelen op de digitale-shift. En dat deden ze met succes. Onze adviseur Annabel Splinter sprak Marc Hoogers, vitaliteitsmanager bij Universiteit Utrecht.

Voor wie?

Een vitaliteitsprogramma is nergens wanneer je er niet de juiste mensen mee bereikt. Daarom besteedde Universiteit Utrecht hier extra aandacht aan. Dat is nog best lastig, vertelt Marc: ‘‘Wanneer je een initiatief op gebied van vitaliteit implementeert komen vaak alleen de mensen erop af die al geïnteresseerd zijn in het onderwerp.’’ Deze groep mensen is vaak al vitaler dan anderen. Vanuit hun interesse hebben zij namelijk meer kennis die zij ook in de praktijk toepassen. ‘‘Aan de andere kant heb je de groep mensen die in de problemen zitten of dreigen te komen op gebied van vitaliteit. Voor hen doet de universiteit erg veel: er is een goed vangnet opgebouwd om hen er bovenop te helpen’’, vertelt Marc.

Daarom ligt voor de Universiteit Utrecht de focus juist op het bereiken van de mensen die tussen de twee eerder genoemde groepen in hangen. Dat zijn diegenen waar middels preventie vooruitgang geboekt kan worden. Daar komen echter ook uitdagingen bij kijken: ‘‘Juist die mensen blijken vaak lastig te bereiken. Daarom zijn we gaan kijken: wat hebben deze medewerkers nodig om aan de slag te gaan en hoe kunnen wij daarin helpen?’’

De opzet van het programma

Universiteit Utrecht was vastberaden het meteen goed aanpakken door zich te focussen op gedragsverandering op de lange termijn. Of in ieder geval bewustwording op de lange termijn. ‘‘Dit zouden we niet bereiken met een korte challenge als een Dry January, waarbij je na verloop van tijd vaak weer in je oude patronen vervalt’’, vertelt Marc. De universiteit kwam daarop tot de conclusie dat intrinsieke motivatie een belangrijke rol speelt in een succesvol vitaliteitsprogramma. Je doet het immers voor jezelf, zodat jij je frisser en energieker voelt op de lange termijn. Dat vraagt om grote bereidheid van binnenuit.

Vitaliteit moet niet iets zijn wat je wordt opgelegd door je werkgever. Je moet het zelf willen, anders ga je niet die gewenste lange termijn effecten bereiken.

Dit resulteerde in het vitaliteitsprogramma van weten naar doen: ‘‘Het programma dient als een soort begeleidend reisboekje. Van daaruit kunnen medewerkers bepalen welke opties bijdragen aan het bereiken van hun vitaliteitsdoelen.’’ Die doelen zijn overigens aan de medewerkers zelf om op te stellen. Voor het opstellen van de doelen voorziet de universiteit haar medewerkers met een begeleidend werkboek die zij hiervoor in kunnen vullen.

Het effect van gezamenlijke doelen

De doelen die gesteld worden zijn vaak ook een verbindende factor onderling, legt Marc uit: ‘‘Deelnemers zoeken regelmatig toenadering bij gelijkgestemden. Mensen die vergelijkbare doelen voor ogen hebben gaan vaak met elkaar zitten om hierover te praten. De verbinding die we voor ogen hebben komt dan echt naar voren.’’ Het gezamenlijk werken aan een doel zorgt in de praktijk vaak voor een stok achter de deur. Door elkaar op de hoogte te houden en te betrekken blijft het onderwerp relevant en motiverend.

Om de effectiviteit van het programma te monitoren implementeert Universiteit Utrecht de Persoonlijke Gezondheidscheck als nulmeting en hermeting. ‘‘We zien dat op de lange termijn het gedrag van de medewerkers echt duurzamer is geworden. Mensen zijn meer gaan bewegen, langer gaan slapen. Ook ervaren ze minder stress en geven ze aan een betere work-life balance te hebben. Overall zijn ze dagelijks veel gezondere beslissingen gaan maken voor zichzelf’’, vertelt Marc.

Er zijn iedere keer zo veel aanmeldingen dat we een loting moeten houden. Dat maakt het nog belangrijker dat de deelnemers echt gemotiveerd zijn om hun leefstijl te beteren. Wanneer jij niet het maximale eruit haalt hou je tenslotte een plekje vast van iemand die dat wel graag wil doen.

De nood voor een nieuw format

Bij de laatste editie kwamen er een onvoorziene maatregelen kijken, waardoor het programma van Universiteit Utrecht in een ander – digitaal – jasje gestoken moest worden. ‘‘De fysieke kick-off van de recentste editie vond nog plaats voor corona, wat erg gaaf was. Een zaal met 150 man die allemaal aan de slag gaat met hun vitaliteit is altijd erg indrukwekkend om te zien. Dat geeft een gevoel van: we gaan dit met zijn allen doen.’’ Een maand na de kick-off werd echter de lockdown bekend gemaakt. De universiteit heeft toen de planning om moeten gooien.

Fysieke kick-off Fit4UU

‘‘Toen kwam de vraag: hoe gaan we die verbinding die we iedere keer zo mooi terugzien ook digitaal vasthouden? Wanneer je het programma online aanbiedt voelt het allemaal toch wat vrijblijvender. Dus hoe kunnen we de boodschap rondom vitaliteit toch structureel terug laten komen?’’ Het was daarbij voor de universiteit ook belangrijk een eigen, uniek geluid te behouden. ‘‘Werkdruk is bijvoorbeeld een belangrijk item op de universiteit. Dat is dus iets wat je wel krachtig terug wilt laten komen. Tegelijkertijd moet het wel voor iedereen relevant zijn’’, legt Marc uit.

En juist dat is zo mooi aan een multimediaal programma. Door geschreven content, audio en video’s te bundelen kun je op veel grotere schaal informatie delen. Zo zijn er voor iedere deelnemer genoeg mogelijkheden om zich te verdiepen in wat voor hun persoonlijke doel belangrijk is. ‘‘Er zijn bijvoorbeeld vooraf opgenomen webinars die je kunt volgen wanneer jij daar tijd voor hebt. Daarnaast zijn er live lezingen.’’ Die live sessies bleken erg belangrijk voor de onderlinge verbinding: je volgt ze met zijn allen. Er was enorm veel betrokkenheid bij de sessies. ‘‘Maar liefst 80% van de mensen die zich inschrijven komen echt opdagen. Zo’n 90% van die mensen is in die periode actief aan het meedoen online’’. Dat zijn erg mooie aantallen, die de relevantie van de content benadrukken.

De toekomst van Fit4UU

De schaalbaarheid en flexibiliteit die nodig is geweest om het programma om te gooien heeft ook deuren geopend voor de toekomst, vindt Marc. Het succes van de multimediale aanpak ziet hij in het vervolg nog verder groeien. ‘‘We zijn nu enorm gebonden aan de online omgevingen. Dat zorgt voor toegankelijkheid, maar we zien tegelijkertijd dat veel mensen Zoom- en Teams-moe worden. Wanneer het weer mogelijk is ook fysiek bij elkaar te komen zou het mooi zijn als het programma in een soort hybride vorm voortgezet kan worden.’’

De afgelopen editie heeft laten zien dat een succesvol programma niet plaats- en tijdgebonden hoeft te zijn. Juist de combinatie tussen een synchroon en asynchroon programma biedt gigantisch veel kansen voor de toekomst.

Volg ons op LinkedIn en blijf op de hoogte van onze nieuwe ontwikkelingen.