Wat is een preventief verzuimbeleid? En wat staat erin?

Bijna elke organisatie heeft een verzuimbeleid. De meeste beschrijven wat je doet als iemand uitvalt. Maar gezondheidswinst zit hem juist in het beschrijven hoe je uitval voorkomt. Dat is het verschil tussen een verzuimbeleid en een preventief verzuimbeleid. En dat verschil zit niet in de structuur, maar in hoe je elk onderdeel invult. Laten we bespreken hoe dat zit.

Wat is een verzuimbeleid?

Een verzuimbeleid is het geheel van afspraken, procedures en verantwoordelijkheden rondom ziekteverzuim in een organisatie. Het beschrijft hoe je omgaat met ziekmeldingen, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je re-integratie begeleidt. Zo weet iedereen wat er gebeurt bij een ziekmelding en hoe het proces eruitziet.

Een verzuimbeleid is volgens het Arbobesluit een wettelijke plicht voor werkgevers. En omdat het medewerkers betreft, is het instemmingsplichtig: de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet instemmen voordat het van kracht wordt.

Reactief vs preventief verzuimbeleid: het verschil

De structuur van een verzuimbeleid is op hoofdlijnen vaak hetzelfde. Maar elk onderdeel kun je reactief of preventief invullen.

Reactief verzuimbeleid beschrijft wat je doet als iemand uitvalt. Ziekmelding, verzuimbegeleiding, re-integratie, contact met de arbodienst. Alles wat gebeurt nádat iemand ziek is.

Preventief verzuimbeleid richt zich op voorkomen. Hoe herken je risico’s voordat iemand uitvalt? Hoe meet je welke medewerkers hoog scoren op stress, angst of lage vitaliteit? Hoe grijp je in voordat het misgaat?

De meeste vormen van verzuimbeleid zijn reactief. Ze zijn goed georganiseerd, maar ze komen te laat. Lees meer over verzuim verminderen en voorkomen.

Hieronder zie je per onderdeel hoe je het preventief maakt.

Wat staat er in een preventief verzuimbeleid?

1. Verzuimpreventie

Hoe voorkom je dat medewerkers uitvallen? Algemene preventie richt zich vaak op gezonde voeding op kantoor, of beweegprogramma’s, of het aanbieden van een griepprik op werk.

Preventief: Meet ook waar de grootste risico’s liggen in jouw organisatie. Met een Preventief Medisch Onderzoek breng je bijvoorbeeld in kaart welke gezondheidsfactoren jouw verzuimkosten het sterkst beïnvloeden. Interventies volgen uit deze data, niet uit aannames.

2. Verzuimprotocol

Welke processen volg je rondom ziekmelden, verzuimcontrole, verzuimbegeleiding en re-integratie? Door dit schriftelijk vast te leggen, hebben alle betrokkenen duidelijkheid over hun rechten en plichten.

Preventief: Beschrijf ook wat er gebeurt als er gezondheidsrisico’s blijken. Welke interventies worden ingezet voor teams met hoge stress? Wie organiseert dit? Het beschrijft bijvoorbeeld hoe medewerkers met individuele zorgen laagdrempelig toegang krijgen tot een leefstijlarts of coach.

3. Verzuimtraining

Hoe train je leidinggevenden in hun rol? Welke vragen zijn wettelijk wel en niet toegestaan? Hoe voer je een gesprek met een verzuimende medewerker? Training helpt managers om signalen tijdig te herkennen en het gesprek effectief te voeren.

Preventief: Training richt zich op hoe je vroege signalen herkent voordat iemand uitvalt. Hoe zie je dat iemand op reserves loopt? Wanneer is “ik red het wel” een alarmsignaal? Hoe bespreek je werkdruk zonder te wachten op een ziekmelding? Managers leren signalen herkennen door observatie en gesprek.

4. Verzuimregistratie en analyse

Hoe evalueer je de effectiviteit van je beleid? Door periodiek verzuimcijfers en verzuimoorzaken te analyseren, worden patronen duidelijk. Van welk soort verzuim is er sprake?

Preventief: Analyseer ook groepsdata: welke afdelingen scoren hoog op stress? Waar daalt vitaliteit? Welke groepen hebben verhoogd risico op uitval? Door periodiek risico’s op groepsniveau te analyseren, voorkom je dat patronen verzuim worden.

5. Begeleiding bij re-integratie

Wie begeleidt zieke medewerkers zodat ze sneller terugkeren? Vaak is dit een casemanager die het verzuimproces bewaakt.

Preventief: Beschrijf ook wie (team)interventies bij verhoogde gezondheidsrisico’s coördineert.

6. Wat te doen bij conflicten

Wanneer kan een medewerker een second opinion vragen? Wanneer mag de werkgever het loon opschorten? Door deze voorwaarden vast te leggen voorkom je onduidelijkheid.

Preventief: Beschrijf ook wat de verantwoordelijkheden zijn bij preventie. Hoe wordt de privacy van de medewerker gegarandeerd? En een werkgever is verplicht een periodiek onderzoek aan te bieden, maar mag medewerkers niet verplichten deel te nemen.

Hoe verzamel je de juiste data om jouw preventief verzuimbeleid op te bouwen?

Het PMO geeft inzicht in de gezondheidsrisico’s in jouw organisatie. Je maakt bovendien inzichtelijk welke risico’s jouw verzuim het sterkst beïnvloeden. Met deskundig advies om de aanwezige risico’s aan te pakken. Laat je adviseren over jouw PMO.